Quy trình SOP — cách làm, quyền và điều kiện bàn giao

tên vai, không tên người — vai đổi người thì quy trình vẫn đúng

thiếu thứ nào thì chưa bắt đầu được, và xin ở đâu

mỗi bước một hành động, có thể kiểm tra được là đã làm hay chưa

ngưỡng nào thì dừng và trình ai — nối thẳng về Luật 0

kết quả vào kho nào, mã và phiên bản gì; đạt điều kiện nào, bằng chứng kiểm ở đâu, ai ký và ai nhận

Cấu hình đề xuất phải tra kho SẢN PHẨM và kho TIÊU CHUẨN trước khi gửi khách. Chỗ phải dừng: cấu hình vượt giới hạn của hãng.

Đối chiếu số đo hiện trường, bản vẽ và dung sai của phiên bản đã duyệt. Vượt giới hạn kỹ thuật bắt buộc thì dừng, xin phương án đủ căn cứ và kiểm lại. Ngoại lệ trong phạm vi được phép phải có đánh giá kỹ thuật, người có thẩm quyền ký và bằng chứng; chữ ký quản trị không thay xác nhận khả thi.

Người phụ trách mua hàng đối chiếu cấu hình, số lượng, bản vẽ đã ký, bảng giá còn hiệu lực và xác nhận của nhà máy. Thiếu mục hoặc có thay đổi thì giữ trạng thái chờ; kiểm lại ảnh hưởng kỹ thuật, giá và tiến độ rồi duyệt trước khi gửi đơn hoặc chấp nhận xác nhận khác bản đã ký.

Người theo dõi đơn hàng với nhà máy ghi mốc sản xuất và căn cứ xác nhận. Ngày giao thay đổi thì đánh giá ảnh hưởng và xin duyệt trước khi cam kết lại với khách; giữ lịch sử mốc cũ.

Người quản kho và chứng từ đối chiếu vật thể, số lượng, ngoại quan, lô hàng và hồ sơ theo danh mục đã duyệt. Ghi rõ: tiếp nhận tạm để kiểm; giữ riêng chờ xử lý; hoặc đủ điều kiện cấp cho đội lắp. Thiếu hồ sơ bắt buộc hoặc vật thể chưa đạt thì chưa được cho dùng. Mỗi tồn tại có người xử lý, hạn và bằng chứng kiểm lại.

Chỉ huy đội lắp đặt xác nhận mặt bằng, số đo và điều kiện thi công theo danh mục đã duyệt. Điều kiện an toàn hoặc kỹ thuật bắt buộc chưa đạt thì chưa điều đội để lắp. Ngoại lệ về tổ chức được xem xét trong quyền đã ký, ghi biện pháp, người quyết và thời điểm kiểm lại; không dùng chữ ký để bỏ qua giới hạn bắt buộc.

Đối chiếu từng vật thể với cấu hình đã ký: số lượng, ngoại quan, số đo và kết quả kiểm vận hành phù hợp loại sản phẩm. Lưu tiêu chí, kết quả, người kiểm và các bên ký theo trách nhiệm dự án. Điểm chưa đạt phải xử lý và kiểm lại trước khi xác nhận đạt. Phiếu bảo hành dẫn về mã vật thể, phiên bản cấu hình và hồ sơ nghiệm thu; đủ chữ ký chưa thay cho đủ bằng chứng.

Sau khi bản gốc, bản phòng, quy trình, dữ liệu và quyền đã duyệt, tác vụ được thử theo các trường hợp đã chọn. Mở vận hành khi kiểm đạt; gặp điều kiện dừng thì trình đúng vai.

Ghi tình huống ở trạng thái chờ, hỏi đúng chuyên môn và trình người có quyền duyệt. Sau đó mới có quy tắc với mã, phiên bản và ngày hiệu lực; giữ lịch sử của quy trình được thay thế.

Mỗi quy trình có ngày soát gần nhất và người ký. Bản hết phù hợp thì đánh dấu, giữ lại để biết vì sao trước đây làm thế.

Nội dung theo kênh, đủ căn cứ và quyền; người có thẩm quyền duyệt trước công bố.

Ghi nguồn, nhu cầu, người phụ trách và hạn phản hồi; tách người liên hệ với cơ hội/dự án.

Tra cấu hình đủ căn cứ, kiểm hiện trường cần thiết, giá và điều kiện trước gửi.

Theo dõi hợp đồng, nghiệm thu, tiền thu, bảo hành và giới thiệu theo phạm vi liên hệ.

Bốn dấu hiệu đưa một đơn hàng sang luồng hai: việc trọng điểm · mức đầu tư lớn · yêu cầu vượt ngưỡng đang có · yêu cầu khắt khe về chất lượng. Ở luồng này, bước xin ý kiến là bước chặn: hệ không sinh phương án hay bảng giá trước khi có ý kiến ấy. Nói cho đúng mức độ thì đây là một cái phễu, không phải một lời góp ý song song.

Làm xong một việc ở luồng hai, phiếu đóng việc hỏi đúng bốn câu: rủi ro gặp phải là gì · thuộc loại nào · ngưỡng nằm ở đâu · lần sau hệ nhận ra bằng dấu hiệu nào. Bốn câu ấy chính là bốn phần của một luật mới. Rút lúc còn nhớ, không để tới cuối năm.

Không có vòng quay lại này thì luồng hai mãi là luồng hai: mỗi năm thêm việc trọng điểm, và người có nghề vẫn phải vào từng trường hợp. Có vòng quay lại thì luồng hai co dần, người ấy chỉ còn phải vào những trường hợp thật sự mới.